Infos zur DSGVO

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Datenschutzkonzept für ARA Nordbayern Fränkische Alb

Organisation von ARA Nord Bayern-Brevets nach den Regeln des Audax Club Parisien
Organisator: Karl Weimann , 91788 Pappenheim Osterdorf 31
Email-Kontakt: weimann.karl@t-online.de
Internetzugang: www.randonneure.de

Verantwortlicher für alle Datenverarbeitungsprozesse
Karl Weimann 91788 Pappenheim 31
Email-Kontakt: weimann.karl@t-online.de

Inhalt:
1. Grundlagen/Allgemeines
1.1 Zweck der Datenverarbeitung
1.2 Betroffene Personen
1.3 Verarbeitete Daten
1.4 Verwaltete Tabellen
1.5 Datenschutz

2. Verfahrensbeschreibung / Darstellung der Datenverarbeitungsprozesse
2.1 Erfassung der durch den Brevetstarter eingehenden Anmeldedaten in Brevetstarterliste
2.2 Erstellung der personalisierten Papierdokumente
2.3 Erfassung und Weiterleitung der Brevet-Ergebnisdaten als Brevetnachweisliste an ARA-Sprecher
2.4 Weiterleitung der Brevet-Ergebnisdaten als Brevetnachweisliste an den ACP
2.5 Zuordnung von Homologationsnummern durch den ACP in Brevetnachweisliste
2.6 Empfang und Übernahme der durch den ACP erweiterten Brevetnachweisliste in die Brevetstatistikliste durch den ARA-Sprecher
2.7 Selektion und Versand der für den Organisator relevanten Datensätze mit Homologationsnummern aus der Brevet-Statistikliste durch den ARA-Sprecher
2.8 Verarbeitung der Ergebnisdaten mit Homologationsnummern durch den Organisator
2.9 Realisierung der Löschanforderung eines Brevetstarters

1. Grundlagen/Allgemeines
Der französische Audax Club Parisien (ACP) veranstaltet regelmäßig Langstreckenausfahrten auf Fahrrädern, welche als Brevets bezeichnet werden. Als Teilnehmer lässt er nur Privatpersonen ohne professionellen Status zu. Um bei einem solchen Langstreckenbrevet wie Paris-Brest-Paris teilnehmen zu dürfen, verlangt der ACP von den Teilnehmern im Veranstaltungsjahr den Nachweis, eine bestimmte Anzahl kürzerer Brevets mit vorgeschriebener Streckenlänge gefahren zu sein.
Diese nachzuweisenden Qualifikationsbrevets werden entweder in Frankreich oder weltweit von durch den ACP zugelassenen Personen organisiert.
In Deutschland gibt es einen durch den ACP zugelassenen Personenkreis, welcher Ansprechpartner für Privatpersonen ist und Qualifikationsbrevets organisiert. Dieser Personenkreis bezeichnet sich als Audax Randonneurs Allemagne (ARA), besteht aus einer niedrigen zweistelligen Zahl regional verteilter Organisatoren und hat einen gewählten Sprecher, welcher den Kontakt zum ACP hält.
Definitionsgemäß betreiben die ARA-Organisatoren eine Erfassung und Verarbeitung schützenswerter Daten von Brevetstartern. Diese wenden sich über ein aus dem Internet herunterzuladendes Anmeldeformular an einen Organisator und stellen diesem ihre Daten schriftlich zur Verarbeitung bereit.
Bei dem gesamten Verarbeitungsprozess gibt es einzelne Verfahren, welche durch den regionalen Organisator durchgeführt werden, und solche, welche durch den ARA-Sprecher oder den Audax Club Parisien durchgeführt werden. Diese Beschreibung soll die durch den ARA-Organisator durchgeführten Prozesse darstellen. Da jedoch ein Interesse an umfassender Transparenz besteht, werden auch die durch den ARA-Sprecher sowie den Audax Club Parisien durchgeführten Prozesse grob beschrieben.

1.1 Zweck der Datenverarbeitung
Ein ARA-Organisator arbeitet als Mittler zwischen teilnehmenden Privatpersonen und dem ACP. Ziel ist es, die durch einen Brevetstarter erbrachte Leistung, einen Brevet in einem vorgeschriebenen Zeitfenster abzufahren, zu dokumentieren und dem ACP zwecks Homologation (=Anerkennung, Registrierung) zur Verfügung zu stellen. Der Organisator meldet dem Brevetstarter anschließend die Homologation durch den ACP zurück.
Der Organisator arbeitet regional abzufahrende Brevets mit festgelegten Streckenlängen an festgelegten Startterminen aus und führt dazu folgende Datenverarbeitungen durch:
- Entgegenname von Anmeldedaten der Brevetstarter
- Personalisierung von sog. Startkarten (Kontrollstempelkarte mit anzufahrenden Kontrollpunkten) unter Verwendung der Brevetstarterdaten
- Weiterleitung des Brevetstarternamens und der Brevetlänge über den ARA-Sprecher an den ACP
- Empfang einer sog. Homologationsnummer vom ACP (eine durch den ACP zugeteilte Registrierungsnummer, welche als Nachweis für den durch einen Brevetstarter ordentlich absolvierten Qualifikationsbrevet dient)
- Vermerkung der Homologationsnummer auf den Startkarten
- Rücksendung der Startkarten an die Brevetstarter auf dem Postweg

1.2 Betroffene Personen
Es werden ausschließlich Daten von Brevetstartern verarbeitet, welche per Anmeldeformular ihre persönlichen Daten an den ARA-Organisator senden.

1.5 Datenschutz
Um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die schützenswerten Daten haben, wurden folgende Maßnahmen getroffen:
- Das Betriebssystem des Rechners auf welchem die Datenverarbeitung erfolgt ist durch ein nur dem Organisator bekanntes Passwort geschützt
- Eine unter Verschluss gehaltene Sicherheitskopie mit allen Brevetdaten liegt vor
- Im Webseitenbetrieb werden keine Cookies hinterlegt und es wird kein Web-Tracking mit Tools wie Google Analytics o.ä. betrieben
- Der Austausch von Dateien mit dem ARA-Sprecher erfolgt nur in verschlüsselter Form
- Daten von Brevetstartern werden unter keinen Umständen an Personen außerhalb ARAs oder des ACPs weitergegeben. Beispiel: Wenn ein Brevetstarter den Organisator um die Kontaktdaten eines anderen beim Brevet kennengelernten Starters bittet, wird der nachgefragte Starter stattdessen durch den Organistor benachrichtigt, dass ihm auf Wunsch die Kontaktdaten des nachfragenden Starters übermittelt werden können. ?

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