2. Verfahrensbeschreibung / Darstellung der Datenverarbeitungsprozesse
2.1 Erfassung der durch den Brevetstarter eingehenden Anmeldedaten in Brevetstarterliste
Die durch den Brevetstarter mit seinen Daten versehene Excel-Datei kann den Organisator auf folgenden Wegen erreichen:
- Email-Versand im MS-Excel-Format
- Email-Versand im PDF-Format
- Postversand als ausgedrucktes Formular
In allen Fällen führt der Organisator eine manuelle Erfassung eines neuen Datensatzes in der Brevetstarterliste durch und bestätigt dem Brevetstarter anschließend per Email-Nachricht den Erhalt der Anmeldung.

2.2 Erstellung der personalisierten Papierdokumente
Bis zum Brevet-Starttermin werden alle Papierausdrucke für folgende benötigten Unterlagen erstellt:
- Haftungsausschluss: Hierfür wird die durch den Brevetstarter gesendete MS-Excel- oder PDF-Datei ausgedruckt. Hat der Brevetstarter einen Ausdruck per Post gesendet, so liegt damit der Ausdruck ja bereits vor
- Startkarten: Die Startkarten werden mit den Namens- und Adressdaten der Brevetstarter unter Verwendung einer MS-Word-Datei mit eingestellter Serienbrieffunktion gedruckt. Als Datenquelle wird dabei auf die Brevetstarterliste zugegriffen.
Haftungsausschluss und Startkarte werden durch den Brevetstarter bei Eintreffen am Startort persönlich unterschrieben

2.3 Erfassung und Weiterleitung der Brevet-Ergebnisdaten als Brevetnachweisliste an ARA-Sprecher
Nach Abgabe einer gestempelten Brevetkarte durch den Brevetstarter kontrolliert der Organisator diese auf Erfüllung der Vorgaben. Er berechnet die jeweils benötigte Brevet-Fahrzeit und trägt diese in die Startkarte ein. Gleichzeitig erfasst er einen neuen Datensatz in der Brevet-nachweisliste, welche nach Ablauf der maximalen Brevet-Kontrollzeit an den ARA-Sprecher weitergeleitet wird.

2.4 Weiterleitung der Brevet-Ergebnisdaten als Brevetnachweisliste an den ACP
Der ARA-Sprecher sammelt die Brevetnachweislisten der einzelnen Organisatoren und leitet diese an den Audax Club Parisien weiter

2.5 Zuordnung von Homologationsnummern durch den ACP in Brevetnachweisliste

Der ACP ordnet den an ihn übermittelten Datensätzen für erfolgreich gefahrene Brevets eindeutige nummerische Homologationsnummern zu, welche aus einem beim ACP installierten System stammen. Den Datensätzen der Brevetnachweislisten werden die Homologationsnummern angehängt, wodurch diese zu BrevetHOMOLOGlisten werden und deren Rückleitung per Email an den ARA-Sprecher erfolgt.

2.6 Empfang und Übernahme der durch den ACP erweiterten Brevetnachweisliste in die Brevetstatistikliste durch den ARA-Sprecher
Die vom ACP erhaltenen BrevetHOMOLOGlisten werden durch den ARA-Sprecher an die bei ihm geführte Brevetstatistikliste angehängt.

2.7 Selektion und Versand der für den Organisator relevanten Datensätze mit Homologationsnummern aus der Brevet-Statistikliste durch den ARA-Sprecher
Der ARA-Sprecher selektiert in der Brevetsaison aus der Brevetstatistikliste mehrfach die Datensätze des aktuellen Jahres und lässt die Selektionsdatei per Email den Organisatoren zukommen.

2.8 Verarbeitung der Ergebnisdaten mit Homologationsnummern durch den Organisator
Die Organisatoren tragen die erhaltenen Homologisationsnummern auf den relevanten Startkarten ein und versenden die Startkarten daraufhin unter Beachtung des durch den Brevetstarter angegebenen Medaillenwunsches an diesen.

2.9 Realisierung der Löschanforderung eines Brevetstarters
Um dem Recht auf Vergessenwerden zu entsprechen, wurde folgender Prozess konzipiert:

Um das Recht auf Vergessenwerden gewährleisten zu können, wird vom Brevetstarter eine schriftliche unterschriebene Löschanforderung an den Organisator erwartet. Sofern der Brevetstarter bei mehreren Organisatoren Brevets angemeldet hat und seine Daten unverzüglich gelöscht haben möchte, sollte er diese Organisatoren einzeln anschreiben.
Der angeschriebenen Organisator vollzieht daraufhin folgende Schritte:
- Löschen aller Emails zwischen sich und dem Brevetstarter
- Löschen des Email-Kontaktes aus dem Email-System
- Anonymisieren aller Datensätze des Brevetstarters in allen vorhandenen Brevetstarterlisten, Brevetnachweislisten und Brevetstatistikselektionslisten
- Anweisen des ARA-Sprechers zum Anonymisieren aller den Brevetstarter entsprechender Datensätze in der Brevetstatistikliste
- Sobald der Organisator vom ARA-Sprecher Rückmeldung über die vollzogene Anonymisierung der Brevetstatistikliste erhalten hat, benachrichtigt er den Brevetstarter schriftlich per Postversand
Unter Anonymisierung ist nicht das komplette Löschen eines Datensatzes zu verstehen sondern das Überschreiben aller schützenswerter Daten des Brevetstarters. Die relevanten Felder sind dazu mit einem "X" zu überschreiben, wodurch keinerlei Rückschlüsse auf die Person des Starters mehr möglich sind.
Schützenswerte Datenfelder sind: Name, Vorname, Straße/Hausnr., PLZ, Ort, Geburtsdatum
Es wird davon ausgegangen, dass die Löschanforderung eine Ausnahme sein wird, weshalb b.a.w. kein automatischer Lösch- bzw. Anonymisierungsprozess erstellt wird.

Osterdorf, 21.05.2018
Karl Weimann

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